企划工作安排及流程
来源：东莞品牌策划 作者：东莞企划 日期：2012-1-29 0:45:42 TAG:企划
企划工作安排及流程
一、工作划分
销售
包括室内外广告位销售；活动场地销售；网站广告销售；报纸软硬广告销售；DM广告销售；广告制作安装销售；活动设备租用销售；海报广告销售；橱窗广告的销售等。
活动评估
负责整体策划案执行的监控和考核评估。
公关文案
包括卖场软硬广告的安排；文稿图片收集；活动策划案制作；媒体联系，关系协调等；
DM派发
包括夹报、路派、中邮直递、户对户派发、与其它卖场等互换派发。
社区事项及其它事项
包括社区活动的联系，实习生联系管理等。
美编
DM制作，报纸制作、挂旗制作、海报制作、POP制作、卖场布置、广告设计等其它设计资料，同时负责各种活动照片的拍摄、收集和存档。
二、工作内容
销售（配合采购部完成）
资源销售：针对厂商，经销商，同时制作资源销售资料及销售情况汇总表；
客户管理：以客户拜访为主，及时了解厂商和经销商的动态及业界动态，每日填写客户拜访登记表、厂商动态信息表；
应收帐款：对以销售的资源所涉及及到的经费进行催款，同时制作催款单和资金回收登记表。
物品入库：所有厂商活动用品，包括贴现和不贴现的用品，列出明细，说明原因，交仓库入库请帐。
发票管理：厂商广告或其他经费的回收所涉及到的单据，包括收据和发票，要进行登记，并及时收集其开发票的名称、内容、金额，了解各种发票的税点及可开发票的范围，每一张发票或收据的领取都要签字确认，错开发票或掉发票，都将补足其税金。
合同管理：每一个资源的销售或活动的合作，都要签定合同，并将每一项进行分类、归档、登记，将原件交由财务，复印件部门保管（制作合同登记表）
报告体系：制作一份周报表和月报表，以便及时了解销售动态和的把握和控制。
ＤＭ资料的信息收集，厂商确认，美编校稿。
２、活动执行
Ａ、工作分配表：每周活动策划案确定后，制作工作安排表和人员分工单，以及时间总控表Ｂ、现场监控：对每一个活动进行现场监控，及时弥补准备过程中所遗漏的或突发事件，同时进行
现场拍照
Ｃ、结案：对每个活动进行总结，每周一下午交结案报告，并将与活动有关的所有文字资料和图片资料整理成文档，归类备案。
Ｄ、请款：提前四天填写请款单，将活动所需的经费到位；
Ｅ、提前三天填写礼品请领单，到仓库了解库存情况，对于活动中所用的而库存中没有的物品填写物品申购单，确保所动所需用品的到位。
Ｆ、人员管理／人员安排：对每一个活动所需的人员配备进行统计和安排，并提出人员支援，或要求招收实习生。另外，确保广场活动和厂商活动的演艺人员和派单人员的到位。
Ｇ、活动场地的安排：对公司活动和厂商活动所需场地进行合理安排，避免场地的过分拥挤和冲突，确保每个周末的所有场地都有活动在做；
Ｈ、设备管理：对活动所需设备进行合理调配、保养、测试，对厂商借用的设备进行进出库的调试，并收取一定的费用。
Ｉ、制作物清单：每个活动所涉及到的制作物填写一份制作物清单，交由美编，内容包括：活动名称、制作内容、数量、设计要求、文案、图片等。
Ｊ、海报文案：从策划案中提练活动内容及主题，同时交由美编制作海报和手绘海报。
Ｋ、活动场地布置：包括活动现场的设备布置、海报架和背景架布置、指示牌及宣传单的布置、活动所需用品的布置；
Ｌ、活动后清理：每次活动结束，将所有有关该活动的物品（包括桌椅、海报架、背景架、指示牌、宣传单、ＫＴ板等）清理干净
３、文案策划／媒体公关
Ａ、计划 制作每次活动的宣传计划和媒体配合情况；
Ｂ、写稿 准备活动报道原稿或广场形象宣传文稿，厂商宣传资料等；
Ｃ、记者关系 协调好各大媒体的记者关系，保持良好的合作关系；
Ｄ、发稿请款 提前申请媒体公关费用和礼品
Ｅ、资料归档（制成档案表） 内容包括：客户资料；已发文稿资料（原始和复印件资料）；企划案（对每月或周策划案收集文稿或电子文本）；记者名单；媒体供应商资料；广告合同整理；广告样稿收集；ＤＭ收集；有关政策及市场动态资料收集；
Ｆ、广告合同 广告合同的制作、登记、保管、签定、备案、交财务等，同时制作合同登记表。
Ｇ、广播稿的拟定 对所有的活动拟定广播稿，内容包括：活动名称、时间、地点、活动厂商、活动内容等宣传信息，另外，设计不同节假日的大众性广播稿；
４、ＤＭ派发
Ａ、制作ＤＭ派发计划 针对企划活动，确定是否要派发ＤＭ，如何派发，派发对象；
Ｂ、确定ＤＭ派发费用，填写费用申领单；
Ｃ、派发人员、地点确定；
Ｄ、派发监督
Ｅ、派发方式：路派、夹报、中邮、户对户、
５、社区：专人负责社区等关系的协调，以便以后活动的开展和形象的宣传
Ａ、各大社区的情况和联系方式；
Ｂ、活动有关资料和动态；
６、美编：
Ａ、设计方案 在确定策划案后制作设计方案；
Ｂ、卖场布置 节假日或大型活动卖场的布置；
Ｃ、请款 填写有关布置用的请款单；
Ｄ、配合采购部 制作有关销售的各种图片资料；
Ｅ、配合活动执行 制作有关活动场地布置的效果图，及时交由服务中心审批；
Ｆ、整理资料归档 所有设计稿；签字确认过的稿子原件；设计稿电子文本；印刷品成稿；
Ｇ、制作流程的确定
三、工作流程
策划案制作流程：
Ａ、每月第一周策划列会 制作下月活动方案，布置本月活动执行；
Ｂ、每月第二周策划列会 讨论策划案，编写成册；（活动方案、媒体计划、活动经费预算、设计计划、制作物清单、公关计划及费用；）
Ｃ、每月第三周审批
Ｄ、每月第四周前交由财务
2、代理人制度：所谓代理人制度就是一员工在休息或出差等情况，有另一位员工来负责其遗留下来的工作，双方彼此了解对方的工作，同时填写工作交接表，交接表内容包括：遗交人、代理人、代理时间、代理事项、工作资料（附）、事项所涉及人员的联系方式，处理意见、备注、最终代理情况、双方签字。
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